CBIS (Computer Base Information System)

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi.

Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

1.      Database

A.      Pengertian Database

Database adalah suatu koleksi komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file ini disebut konsep database. Database atau basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

B.      Tujuan Database

Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

C.      Struktur Database

Hubungan eksplisit.

Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan-catatan dari beberapa file  adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut dalam suatu hirarki, ini disebut struktur hirarki.

Hubungan implisit

Hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada. Data dalam database relasional ada dalam bentuk tabel-tabel yang disebut flat file. Flat file adalah suatu penyusunan data dua dimensi dalam kolom-kolom dan baris-baris.

D.     Perangkat Lunak Database

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemen database.

E.      Menciptakan Database

Menentukan kebutuhan data

Definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Nama yang diberikan untuk deskripsi dari semua data perusahaan adalah model data perusahaan.

F.       Menggunakan Database

Query adalah permintaan informasi dari data-base, dan query language adalah bahasa khusus yang user-friendly yang memungkinkan komputer menjawab query.

G.     Suatu Model DBMS

Manajer database adalah elemen paling penting karena menangani permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari manajer data-base.

H.     Pengelola Database

Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: perencanaan database, penerapan database, operasi database, dan keamanan database.

I.        Menempatkan Database dan DBMS dalam perspektif

Keuntungan DBMS :

-Mengurangi pengulangan data

-Mencapai independensi data

-Mengintegrasikan data dari beberapa file

-Mengambil data dan informasi secara tepat

-Meningkatkan keamanan

Kerugian DBMS :

-Memperoleh perangkat lunak yang mahal

-Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar

-Mempekerjakan dan mempertahankan staff DBA

2.      Sistem Pengolahan Data

    A.  Pengertian

Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin. Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk menbuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan. Sistem pengolahan data adalah sistem yang melakukan pengolahan data.

B.  Fungsi dan Tujuan

·         Fungsi dasar Pengolahan Data :

1.      Mengambil program dan data (masukan / input)

2.      Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

3.      Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

4.      Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

5.      Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

·         Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

C.  Metode Pengolahan Data

Pengolahan data system informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas metode teknologis dan manual.  Menurut Buch dan Stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :

1. System manual ; semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain.

2. Electromechanical ; suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang  bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine)

3. Methode punched equipment ; Menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang,uatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek.

4. Methode electric computer ; suatu susunan dari alat-alat masukan suatu unit pengolahan
     pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran.

D.  Pengolahan Data Pada Komputer

Pengolahan data pada komputer meliputi :

1.      Pengumpulan data; Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

2.      Pengubahan Data; operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian, perekapitulasian, pembandingan.

3.      Penyimpanan Data ; Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan, dan file yang disimpan disebut database.

4.      Pembuatan Dokumen; Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan. Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain :

·         verifikasi, 

·         pengorganisasian data,

·         pencarian kembali, 

·         transformasi, 

·         penggabungan, 

·         pengurutan, 

·         perhitungan / kalkulasi

·         ekstraksi data untuk membentuk informasi, dan

·         pembentukan pengetah

E.  Sifat Pengolahan Data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain:

1.      Pengolahan data menjalankan tugas yang penting; Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.

2.      Mengikuti prosedur standar secara relative; Peraturan dan latihan yang diterima menjelaskan cara pengolahan data yang akan dilakukan.

3.      Menghimpun data yang detail atau lengkap. Karena record pengolahan data menunjukan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.

4.      Mempunyai fokus historis yang paling utama.

5.      Memberikan informasi pemecahn masalah minimal.

F.  Peranan Pemrosesan Data Dalam Pemecahan Masalah

Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standar yang merekapitulasi kondisi keuangan perusahaan, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakanoleh subsistem CBIS yang lain.

Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan system pemecahan masalahyang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan computer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan system pengolahan data dengan suara.

3.      Sistem Informasi Manajemen

A.      Sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) (management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akutansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia.

B.      Tujuan Umum

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

·         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

      Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

C.      Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

·         Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

·         Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

·         Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

D.     Bagian

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

·         (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

·  Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

·  Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

·         Sistem informasi personalia (personal information systems).

·         Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

·         Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

·         Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

·         Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

·         Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

·         Sistem informasi analisis software

·         Sistem informasi teknik (engineering information systems).

·         Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

4.      Sistem Penunjang Keputusan

Pembuatan Keputusan

Dalam  pembuatan  keputusan  ada  dua  orang  yang   artian  pembuatan Keputusan yaitu Simon dan Mintzberg.

A.      Keputusan menurut Simon

Dalam bukunya terbitan Tahun 1977, simon menguraikan istilah keputusan menjadi  Keputusan terprogram dan Keputusan tak terprogram Keputusan terprogram yaitu  bersifat berulang-ulang dan rutin. pada suatu tingkat tertentu dan prosedur telah di tetapkan untuk menanganinya sehingga ia dianggap suatu denovo (yang baru) setiap kali terjadi.

Keputusan tak terprogram yaitu bersifat baru, tidak terstruktur, dan biasanya tidak urut. Ia juga menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah kesatuan ujung yang terangkai secara hitam putih, sifatnya begitu kelabu atau tak jelas, namun demikian konsep keputusan terprogram dan tak terprogram sangatlah penting, karna masingmasing memerlukan teknik yang berbeda.

Kontribusi Simon yang lain adalah penjelasan mengenai empat fase yang harus di jalani oleh Manajer dalam menyelesaikan masalah, fase tersebut adalah :

Aktivitas  intelegensi,  yaitu  mencari  kondisi  dalam  lingkungan  yang  memerlukan pemecahan

Aktivitas disain, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan tindakan yang akan dilakukan.

Aktivitas pemilihan, yaitu menentukan cara tindakan cara tertentu dari beberapa cara yang sudah ada.

Aktivitas peninjauan kembali, yaitu memberikan penilaian terhadap pilihan yang telah dilakukan.

B.      Keputusan menurut Mintzberg

Mintzberg   terkenal   dengan   teorinya   mengenai   peranan   manajerial,   teori   ini mengemukakan sepuluh peranan manajerial yang terbagi dalam tiga kategori, yaitu interpersonal, informasional, desisional.

Peranan informasonal mengemukakan bahwa manajer mengumpulkan dan menyebarkan informasi,  dan  peranan  desisional  mengemukakan  bahwa  manajer  menggunakan informasi dalam pembuatan berbagai jenis keputusan.

Ada empat peranan desisional menurut mintzberg :

Pengusaha, ketika manajer berperan sebagai pengusaha (entrepreneur) maka peningkatan hal ini yang bersifat permanent diabadikan sebagai organisasi. Orang yang menangani gangguan, ketika menajer berperan sebagai orang yang menangani gangguan (disturbace handler), maka ia akan memecahkan masalah yang belum di antisipasi. Ia membuat keputusan untuk merespon gangguan yang timbul seperti perubahan ekonomi, ancaman dari pesaing, dan adanya peraturan pajak baru.

Pengalokasi  sumber,  dengan  peranan  sebagai  pengalokasi  sumber                                              (resorce

(alocator), manajer diharapkan mampu menentukan pembagian sumber organisasi kepada berbagai unit yang ada misalnya pembuatan keputusan untuk menetapkan anggaran operasi tahunan.

Negosiator,  dalm peran sebagai negosiator (negotiator), manajer mengatasi perselisihan  yang  muncul  dalam  perusahaan  dan  perselisihan  yang  terjadi  antara perusahaan dan lingkungannya. Contohnya melakukan negosiasi kontrak baru dengan serikat pekerja.

·         DSS (Decision Suport system)

Pengembangan DSS berawal pada akhir tahun 1960-an dengan adanya pengguna computer secara time-sharing (berdasarkan pembagian waktu). Pada mulanya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan computer tanpa harus melalui spesialis informasi. Timesharing membuka peluang baru dalam penggunaan computer.

Tidak sampai tahun 1971, ditemukan istilah DSS, G Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton yang keduanya frofesor MIT, bersama-sama menulis artikel dalam jurnal yang berjudul “A Framework for Management Information System” mereka merasakan perlunya ada kerangka untuk menyalurkan aplikasi computer terhadap pembuatan keputusan manajemen.

Gorry dan Scott Morton mendasarkan kerangka kerjanya pada jenis keputusan menurut Simon dan tingkat manajemen dari Robert N. Anthony. Anthony menggunakan istilah Strategic planning, managemen control dan operational control (perencanaan strategis, kontrol manajemen, dan kontrol manajemen).

·         Jenis DSS

Usaha berikutnya dalam mendefinisikan konsep DSS dilakuikan oleh Steven L. Alter. Alter melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan pada waktu itu, study tersebut memberikan pengetahuan dalam mengidentifikasi enam jenis
DSS, yaitu :

-Retrive information element (memanggil eleman informasi)

-Analyze entries files (menganali semua file)

-Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files)

-Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari keputusan)

-Propose decision (menawarkan keputusan )

-Make decisions (membuat keputusan)

·         Tujuan DSS

Dalam DDS terdapat tiga tujuan yang harus di capai yaitu :

-Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur

-Mendukung  keputusan  manajer,  dan  bukannya  mengubah  atau  mengganti keputusan tersebut

-Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan, dan bukannya peningkatan efisiensi

Tujuan ini berkaitan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS, yaitu struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.

·         Arti DSS

DSS sebagai sebuah system yang memberikan dukungan kepada seorang manajer, atau kepada sekelompok manajer yang relative kecil yang bekerja sebagai team pemecah masalah, dalam memecahkan masalah semi terstrukitur dengan memberikan informasi  atau saran mengenai keputusan tertentu. Informasi tersebut diberikan oleh laporan berkala, laporan khusus, maupun output dari model matematis. Model tersebut juga mempunyai kemampuan untuk memberikan saran dalam tingkat yang bervariasi.

·         Cara Penggunaan Informasi dari DSS

Pada  dasarnya  dua  pengguna  informasi  dari  DSS  oleh  manajer,  yaitu  untuk mendefinisikan masalah dan memecahkan masalah tersebut. Pendefinisian masalah  adalah usaha definisi dari pendekatan sistem. Ia juga berkaitan dengan fase intelegensi  yang di kemukakan oleh simon. Selanjutnya manajer menggunakan informasi untuk  memecahkan masalah yang telah diidentifikasi. Hal ini merupakan usaha pemecahan menurut poendekatan sistim dan berkaitan dengan fase disain dan pemilihan.

Pada umumnya, lapaoran berkala dan khusus digunakan terutama dalam usaha definisi, dan simulasi dalam usaha pemecahan. Laporan berkala dapat di rancang untuk menidentifikasi masalah atau masalah yang kemungkinan besar akan muncul, manajer juga melakukan query terhadap database untuk menemukan masalah atau mempelajari lebih jauh lagi mengenai masalah yang telah di identifikasi. Simulasi dapat juga membuka masalah yang tersembunyi, karna kelemahan cenderung akan kelihatan menonjol ketika operasi perusahaan diubah secara matematis. Laporan berkala dan khusus dapat juga membantu manajer untuk memecahkan masalah dengan  cara  mengidentifikasi  keputusan  alternative,  mengevaluasi  dan  memilih alternative tersebut, dan memberikan informasi lanjutan.

·         Sistem Penunjang Keputusan Kelompok

Sistem penunjang keputusan kelompok atau group decision support system (GDSS) ialah  kombinasi dari Komputer, komunikasi, dan teknologi keputusan dan yang digunakan untuk menemukan, merumuskan, dan memecahkan masalah dalam pertemuan kelompok.

Tujuan GDSS adalah untuk pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam kelompok.